5 principais erros na expedição de produtos e como evitá-los!

erros na expedição de produtos
7 minutos para ler

A cadeia de distribuição é marcada por vários desafios operacionais. Um dos principais é o controle do recebimento e expedição de produtos.

O papel desse processo logístico é altamente estratégico, uma vez que erros nessa etapa afetam diretamente a satisfação do cliente e, consequentemente, os lucros do negócio.

Desgastes com entregas equivocadas, avarias, perdas e o aumento no volume de trocas e devoluções são exemplos de problemas comuns que ocorrem por deslizes identificados desde a separação até o envio de um pedido. Como resultado, a empresa tem que lidar com retrabalho, perda de tempo e prejuízo financeiro.

A boa notícia é que é possível contornar essas questões e aprimorar os processos de distribuição das mercadorias. Basta fazer uma avaliação crítica de como as operações no setor acontecem atualmente e investir em planejamento, organização e, sobretudo, boas práticas que vão ajudar gestores a corrigir as falhas e preveni-las no futuro.

Neste artigo, você vai conhecer cinco dos erros de expedição mais importantes e como evitar que eles aconteçam na sua empresa. Aproveite a leitura e fique bem informado!

1. Não gerar uma picking list

A atividade de picking, que cuida da separação e preparação de pedidos, é uma das mais complexas que acontecem em um centro de distribuição. Por conta disso, existem vários erros corriqueiros que comprometem essa operação e seus resultados, como:

  • separação de produtos incorretos ou na quantidade errada;
  • troca de dados;
  • descuidos em relação à data de vencimento de um artigo;
  • perda ou esquecimento de itens;
  • entre outros.

A picking list é, como o nome indica, uma listagem sobre os pedidos que precisam ser separados, emitida por sistemas como o ERP (Enterprise Resource Planning).

Criar o hábito de imprimi-la contribui muito para reduzir erros no processamento das coletas das encomendas e ganhar tempo. Em geral, esse documento contém dados sobre:

  • nome do produto;
  • sua localização no armazém;
  • descrição;
  • quantidades;
  • peso;
  • código de barras;
  • entre outros.

Gerar picking lists é muito útil para aperfeiçoar a expedição de produtos. Por isso, é importante ter em mente que a lista deve ser enxuta. A ideia é destacar as informações essenciais para facilitar a leitura e o tempo gasto na consolidação de um pedido.

2. Não se preocupar com a embalagem

Também conhecido como packing, o processo de empacotamento dos produtos ocorre após a separação e também pode ser fonte de problemas se a empresa decidir não se preocupar com a qualidade da embalagem. Pacotes frágeis e em más condições podem sofrer avarias durante o transporte.

No ato da entrega, o cliente pode se surpreender negativamente ao receber um produto quebrado ou amassado. Portanto, certifique-se de acomodar os itens em caixas estruturadas, de papelão ondulado, e do tamanho adequado para cada artigo.

Colocar um objeto pequeno em uma caixa grande não é o ideal: além do desperdício, a mercadoria pode se movimentar em excesso dentro do pacote e quebrar.

Assim, é importante preencher os espaços vazios e redobrar a proteção de artigos sensíveis com papel ou plástico bolha, que amortecem impactos. As caixas também devem ser bem lacradas, etiquetadas e acompanhar a nota fiscal do produto.

Esse cuidado fará toda a diferença tanto na diminuição de falhas como na imagem que o cliente terá da empresa no momento em que receber sua encomenda.

3. Não se atentar à escolha do veículo

Assim como as embalagens, o planejamento do transporte colabora para o sucesso da expedição de produtos.

O dimensionamento da frota é um passo fundamental para que o fluxo de entregas seja atendido. Afinal, na hora de escolher o veículo adequado, é importante pensar, por exemplo:

  • na capacidade de cada veículo em relação ao peso e volume da carga que será transportada;
  • em driblar a ociosidade — como ter um caminhão circulando com metade do espaço ocupado —, que gera custos desnecessários;
  • no número de viagens;
  • na demanda média dos atendimentos da empresa;
  • no planejamento de rotas;
  • nas especificações técnicas necessárias para o transporte de certas mercadorias — como alimentos que precisam de refrigeração ou produtos com algum risco.

Como se pode ver, determinar a capacidade certa e o número de carros em relação ao volume de entregas é indispensável para contornar problemas, como prejuízos com a ociosidade ou a falta de veículos disponíveis.

4. Não dispor de equipamentos adequados

Um layout inteligente no centro de distribuição e a presença dos equipamentos adequados ajudam muito no controle do estoque e a evitar erros operacionais.

Estudar a melhor forma de dispor as estruturas de armazenagem e as mercadorias de acordo com o mix e o giro dos itens, períodos sazonais e outros fatores torna as rotinas de expedição de produtos eficiente e funcional.

Para isso, mecanismos fixos e automáticos, como esteiras, carro shuttle, push-back e dinâmico, otimizam as entradas e saídas de materiais e contribuem para que a localização dos artigos seja mais rápida e para o melhor aproveitamento do espaço.

5. Não contar com a integração de sistemas

Com a tecnologia, os processos de expedição de produtos são facilmente aprimorados. O sistema de gestão ERP, imprescindível em qualquer organização, é capaz de:

  • concentrar todas as informações sobre pedidos e estoque;
  • automatiza contagem dos produtos;
  • emitir documentos e notas;
  • entre outros.

Uma das maiores vantagens do ERP é a possibilidade de integração. Além de concentrar todos os setores e dados da empresa em um só lugar — conectando a logística ao financeiro e a área de compras, por exemplo — ele pode ter interface com outros sistemas, como o WMS (Warehouse Management System), um sistema criado para coordenar rotinas de armazém.

O WMS tem inúmeras automatizações que promovem o controle e a precisão da gestão de distribuição, favorecendo a produtividade, redução de erros, agilidade e otimização do fluxo de entradas e saídas de mercadorias.

Entre suas principais funcionalidades, esse programa informatiza:

  • agendamento de entregas — para isso, calcula o tempo e os recursos necessários para o atendimento solicitado;
  • recebimento e conferência de mercadorias que chegam no armazém;
  • endereçamento dos pedidos;
  • separação e expedição;
  • inventário;
  • movimentação de pallets — com etiquetas de RFID ou códigos de barras, é possível localizar artigos com mais facilidade e rapidez;
  • controle de veículos para entrega e coleta;
  • armazenamento — o software planeja e orienta a equipe sobre a melhor forma de armazenar os produtos.

Erros na expedição de produtos causam uma série de problemas, como desconforto com clientes, prejuízos financeiros e perda de tempo. Logo, siga nossas dicas e observe se sua empresa precisa reduzir as falhas que mencionamos neste post. Se você for capaz de rever sua estratégia e aprimorar processos, terá mais lucros e um negócio mais competitivo!

Você já identificou alguma dessas questões na sua empresa? Como faz para lidar com elas? Deixe um comentário e compartilhe suas experiências conosco!

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11 thoughts on “5 principais erros na expedição de produtos e como evitá-los!

  1. Sou profissional da área de logística a 15 anos e iniciei minhas atividades nesta área carregando caminhões em nossa expedição, atualmente sou formado em ADM de empresas e pós graduado em gestão da cadeia de suprimentos, além disso hoje minhas experiências compreendem, operação de empilhadeiras, gestão de equipes de expedição, (carregamentos a granel, paletizados, em blocos, equipes com 25 funcionários em cada turno, etc), operação e gestão de faturamento, operação e gestão do sistema de pagamentos de fretes, gestão do sistema de logística reversa, operação e gestão de centros de distribuição (entrada, estoque e expedição), conhecimentos fiscais (NF-e, CC-e, CT-e, MDF-e, CIOT, etc), tratamento das não conformidades, etc.
    Nestes 15 anos na indústria enfrentamos inúmeras adversidades, mas creio que o que mais afeta o “valor” percebido pelo cliente, são as atividades desempenhadas na logística de saída. Isto pois, é na expedição que podemos filtrar e identificar diversos causadores de reclamações externas. Acredito que um processo perfeito de “picking “, considera uma boa verificação de atributos antes do despacho, isso agrega diversos conhecimentos a todos os colaboradores envolvidos no processo logístico. Outro fator importante, se não o mais importante, permeia a qualidade do seu inventário, ou seja, sua acuracidade. Ter a informação correta, de quanto material está disponível e onde ele esta disponível, torna o processo de separação mais confiável e ágil. Portanto, a chave para sua logística deslanchar passa por investimentos em tecnologia e treinamentos constantes aos colaboradores, estão são a peça chave de qualquer processo logístico.

    Um abraço aos leitores.

    Cleber.

    1. Olá, Anderson! Tudo bem?
      Para fazer uma boa organização da expedição é preciso conhecer e analisar a realidade para identificar quais são os problemas recorrentes e os seus impactos, para isso recomendamos que leia este artigo sobre a Matriz GUT (https://blog.longa.com.br/matriz-gut-como-aplica-la-na-logistica/) que ajudará a definir um plano de ação de acordo com o nível de prioridade das falhas encontradas.

      Outro ponto importante é conhecer os tipos de operações de Picking e identificar qual se encaixa melhor para as rotinas da expedição, este artigo pode te ajudar também: https://blog.longa.com.br/sistema-de-picking/

  2. olá sou Alex. estou em uma empresa de distribuicao de produtos alimentícios. trabalho lá a 7 anos. fique 5 anos como ajudante de depósito com isso adquirir muitos conhecimentos sobre todo processo logístico da empresa. e então recebi uma promoção e passei para encarregado de logística. porém assumi um cargo onde vieram com mais dificuldades. como faço para diminuir erro de separação. erros de carregamentos. erros de conferência acelerar todos os processo sem muitos emvestimentos?? faço de tudo para a aconteça mais não sai da forma que eu quero… sinto desmotivado por não ver nenhum resultado positivo ..
    agradeço pelo espaco

    1. Olá Alex, tudo bem?

      Parabéns pelo seu crescimento profissional e ficamos felizes que esteja acompanhando os nossos artigos! 🙂

      O primeiro passo que recomendamos e identificar e ordenar os problemas que você enfrenta. Para isso fizemos um artigo sobre o uso da Matriz GUT na logística que pode te ajudar.

      Em segundo é preciso saber se está usando um ou mais processos de separação adequados, temos um artigo especial que fala sobre os processos de picking.

      E por terceiro é importante que você tenha processos de gestão de estoque bem definidos.

      Esperamos que ajude! Conte com a gente para te ajudar a alcançar os melhores resultados!

      Abraço!

  3. olá,
    com uma equipe bem treinada e capacitada na separação posso confiar em fazer a conferencia apenas por amostragem da separção?
    ex: o turno separou 500 pedidos, faço um double check em apenas 100 pedidos ( 20% do total)

    é confiável ? ou este metodo seria muito arriscado?

    em minha operação logistica perco muito tempo conferindo todos os pedidos item a item ( media de 150 tipos de skus por pedido)

    obrigado pelo espaço!

    1. Olá Davi, tudo bem?
      O primeiro ponto que recomendamos, é que você avalie o histórico de ocorrências de falha na separação de pedidos, se há uma alta recorrência de falhas, não seria bom adotar a verificação por amostragem, mas se os seus números são positivos, pode-se fazer o teste e avaliar os resultados. A amostragem sempre trás o risco de passar algo despercebido, e este deve ser um risco calculado.

      Algo que pode te ajudar é verificar todo o processo, não apenas a separação, para saber o que pode ser adotado e melhorado para minimizar possíveis erros de separação. Desde a forma de armazenagem até os processos que você utiliza.

      Aqui, segue um artigo do nosso blog que pode ser útil: https://blog.longa.com.br/sistema-de-picking/

      Esperamos ter ajudado…

      Abraço!

  4. Olá, gostaria de algumas dicas, trabalho na expedição deu a empresa de pequeno porte, lá eu separo a mercadoria, embalo, e atualmente sou a conferente tambem.
    Só que na separação e na embalagem das mercadorias não tem ninguém pra conferir conosco, quando o pedido e pra um cliente de São Paulo só arqueamos a mercadoria, quando a mercadoria e grande e de fácil visualização na conferência, mais quando são miudezas são embaladas,sendo que embalados mais de um item na mesma caixa. Quando é fora de São Paulo e embalado em caixas.
    Por mais que eu tome cuidado sempre a faltas.
    Gostaria de uma orientação.
    Não tenho nenhuma formação em logística,apenas aprendi as funções com outras pessoas.

    1. Olá Karla,
      Pode ser que melhorar tanto o processo de separação, quanto as estruturas da sua expedição, ajude a reduzir os problemas. O primeiro ponto é verificar o se o modelo de separação que você utiliza está adequado à operação, este artigo pode te ajudar com essa tarefa.

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