Gestão de documentos: por que você deve optar por digitalizar os papéis da sua empresa?

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Quem trabalha em escritórios ou com qualquer atividade que envolva rotinas administrativas, sabe da importância de fazer uma adequada gestão de documentos. Afinal, notas fiscais, contratos de fornecedores, alvarás e outros documentos são fundamentais para o bom andamento das atividades de qualquer empresa.

Porém, apesar de todos esses papéis serem indispensáveis, o acúmulo de documentos pode acabar se tornando um problema. Procurando trazer excelência para a gestão de documentos, hoje em dia grande parte das empresas está investindo na digitalização de seus arquivos físicos.

Neste texto, vamos mostrar como a ação de digitalizar os documentos da sua empresa pode tornar o seu cotidiano de trabalho mais prático e dinâmico. No final, ainda daremos algumas dicas sobre o assunto. Continue a leitura e confira!

Maior economia para a empresa

Qualquer pessoa que passa o dia diante de uma mesa de escritório sabe que é preciso uma boa dose de organização para que contratos, notas fiscais e relatórios não tomem conta de todo o espaço de trabalho.

Sozinhas, as páginas de um documento podem parecer inofensivas, mas, na verdade, cada simples papel que se acumula sobre a mesa demandará um espaço de armazenamento que pode pesar no bolso da companhia.

É preciso computar o custo que o espaço necessário para a manutenção de arquivos representa. Afinal, com a alta do preço dos imóveis em áreas comerciais, cada metro quadrado do escritório tornou-se um espaço precioso. Mesmo quem trabalha em amplos galpões logísticos, precisa ficar atento no uso inteligente do espaço para uma logística estratégica.

Além disso, dependendo do porte da empresa e do tamanho do arquivo físico, pode se tornar inviável aos funcionários consultarem os documentos sem ajuda especializada. Nesse caso, passa a ser necessária a contratação de profissionais dedicados exclusivamente à manutenção dos arquivos, o que significa mais um gasto para a empresa.

Segurança para as informações

Uma série de situações corriqueiras pode levar a perda de documentos importantes. Um simples esquecimento, o arquivamento em uma pasta errada ou até mesmo um documento que acaba indo parar no lixo sem querer.

Quando só se pode contar com a versão física dos documentos, um pequeno deslize como esses pode impactar negativamente nas rotinas de trabalho e, em situações mais graves, trazer danos maiores para a empresa.

A segurança da informação é uma das razões principais que levam gestores a investirem em digitalização, diminuindo, assim, os riscos aos quais suas operações estão expostas. Afinal, falhas humanas, mau armazenamento, assaltos e até mesmo um incêndio podem colocar em risco o conjunto de informações da companhia.

Agilidade no acesso à informação e facilidade de compartilhamento

A necessidade de ter que se deslocar até o arquivo físico para buscar informações ou o tempo gasto folheando pastas em busca de um documento perdido representam um importante gasto de eficiência no cotidiano dos funcionários. Esse tempo poderia se tornar mais produtivo se os documentos pudessem ser facilmente encontrados e procurados digitalmente.

Além de otimizar o trabalho dos funcionários, a gestão de documentos de forma digital pode ajudar até mesmo a estabelecer uma relação mais transparente entre as diferentes áreas da empresa, uma vez que relatórios e contratos podem ser facilmente disponibilizados para outros colaboradores.

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Não apenas a consulta de documentos fica mais simples, como também o compartilhamento de informações. Afinal, boa parte da comunicação entre os diferentes setores das empresas, fornecedores e clientes é feita por meio de e-mails ou por chats online, como o Skype. Ter os documentos digitalizados facilita o processo de compartilhamento e troca de informações nesses casos.

Essa facilidade de compartilhamento pode ser ainda mais importante para empresas que contam com funcionários externos. Por meio de uma VPN, esses funcionários podem acessar os documentos da companhia de onde estiverem.

Possibilidade de geração de BI

Com a gestão de documentos digitalizados é possível implantar sistemas de BI que podem oferecer relatórios, auxiliando no aperfeiçoamento dos processos, ajudando a identificar problemas e facilitando a tomada de decisão de líderes e gestores.

Além disso, a facilidade de manuseio e o acesso ao histórico da empresa, podem ser fundamentais no processo de valorização da companhia e até mesmo para o seu reconhecimento no mercado.

Como organizar o conteúdo para facilitar o acesso?

Comece agora!

O primeiro passo para quem tem interesse na digitalização é começar adotando a prática da digitalização o mais rápido possível. Assim, todos os futuros documentos já estarão arquivados digitalmente na rede da empresa. O ideal é procurar, sempre que possível, trabalhar com documentos digitais, evitando a impressão de papéis.

Mas, como vou digitalizar o arquivo físico que já existe na empresa? Os papéis mais antigos podem ser digitalizados pouco a pouco por meio de rodízio entre os funcionários, mas o ideal é investir na contratação de uma empresa especializada em digitalização de documentos.

Além do trabalho ser realizado mais rápido, a contratação de uma empresa evitará que a realização do serviço consuma muito tempo dos funcionários e prejudique a rotina da empresa.

Organize a rede de forma prática e intuitiva

Além da digitalização, é fundamental pensar em como esses arquivos serão organizados e disponibilizados na rede interna da companhia. Uma ideia é criar pastas por setores e por atividades, evitando misturar os documentos.

Também é importante verificar como serão nomeadas a versão digital dos papéis. O intuito é conseguir localizar a versão digital com facilidade. Uma sugestão é nomear o documento com seu nome e a data em que foi produzido, por exemplo “contrato_fornecedor_23_10_2017”.

Contrate uma empresa de armazenamento

Mesmo nos dias de hoje, em que o uso de arquivos digitais vem substituindo o papel, nem sempre será possível eliminar completamente o uso de documentos físicos. O objetivo é restringir ao máximo o tamanho dos arquivos físicos, deixando na empresa somente os que forem indispensáveis.

Documentos antigos e de pouco uso, podem ser guardados em empresas de armazenagem. A adoção dessa medida trará economia para a companhia, já que o aluguel de espaço nesses depósitos costuma ser bem mais em conta que o preço do espaço ocupado em um prédio comercial, por exemplo.

E então, como é feita a gestão de documentos em sua empresa? Para receber mais dicas de gestão, armazenamento e logística, siga-nos em nossas redes sociais.

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