Mapeamento de processos logísticos: por que é importante e como fazer?

mapeamento de processos logísticos
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Por mais que gestores da área não costumem estar atentos quanto ao mapeamento de processos logísticos, a representatividade dessa ação nos resultados operacionais de uma organização merece ser acompanhada de perto.

Ao atuar como um setor estratégico dentro de uma organização, a logística envolve uma série de tarefas que se entrelaçam em um fluxo. Complexa e exigente com prazos, trata-se de uma área que precisa ser gerenciada por quem tem conhecimento.

Alcançar processos logísticos eficientes traz vantagens tão importantes que podem ser vistas como diferenciais competitivos, fazendo sua marca passar à frente da concorrência. Quer se se tornar um profissional mais preparado para otimizar seus processos? Então, confira as dicas que separamos neste artigo!

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos logísticos é uma ferramenta de gerenciamento utilizada para possibilitar uma compreensão mais ampla do funcionamento das etapas do processo produtivo.

Seguindo esse modo de pensar, o gestor da área poderá assumir o controle de todos os passos importantes para que os setores da organização estejam em perfeito movimento. O objetivo é simples: examinar cada parte, melhorar os processos já existentes ou, até mesmo, introduzir novas táticas.

Para conhecer os atuais procedimentos locais é preciso desenhar um fluxo preliminar das atividades executadas. O mapeamento de processos logístico requer que esse esboço seja feito logo de início, abrindo caminho para a padronização.

Por sua vez, a uniformização resulta de um processo modelado, em que é necessário utilizar alguma simbologia específica. Ainda que sejam apenas anotações, o que vai preparar um processo para a fase da documentação é a elaboração de um fluxograma para melhor compreensão.

Sendo assim, o mapeamento dos processos permite:

  • descartar tarefas desnecessárias;
  • minimizar retrabalhos ou atrasos;
  • minimizar custos;
  • automatizar rotinas;
  • oferecer agilidade aos processos;
  • controlar e monitorar;
  • esclarecer os papéis dentro do processo;
  • padronizar as atividades, gerando sequenciamento e transparência nas informações;
  • melhorar os serviços de entrega do produto ou serviço, e com isso, os índices de satisfação.

Como fazer o mapeamento de processos logísticos?

Acompanhando a execução dos processos

Antes de seguir para os próximos passos, a primeira coisa a ser feita é acompanhar a realização das atividades atuais, estudando seus aspectos. Nesse sentido, vale saber, principalmente:

  • quais são as entradas (de informações, materiais);
  • quais são as saídas;
  • quem fornece (setores e pessoas);
  • quais são os métodos de trabalho realizados;
  • quem são os clientes (internos ou externos).

Junto a isso, lembre-se de que os objetivos da empresa devem ser bem definidos. A direção precisa saber, com clareza, onde se quer chegar e qual é a missão da companhia. A partir da definição dessas metas e da análise de como os processos estão funcionando, você poderá partir para o próximo passo.

Desenvolvendo o fluxograma processual

Uma vez que o líder já acompanhou de perto a execução dos processos, ele já está pronto para desenvolver o seu fluxograma. Esse tópico é um dos mais importantes e esperados durante o mapeamento. Por isso, todo cuidado é pouco. Um fluxograma incompleto pode acabar em problemas por não refletir todo o desempenho atual.

A ideia é reunir as informações coletadas e montar um sistema sequenciado, revelando todas as etapas de um processo logístico. Para isso, você poderá contar com a ajuda dos responsáveis pelas tarefas representadas. Ninguém melhor do que eles para identificar alguma falha, não é mesmo?

Estabelecendo as prioridades

Definir quais são as prioridades durante a execução das tarefas que serão executadas é um passo relevante. A falta de organização pode fazer com que os prazos desejados sejam atropelados, gerando a insatisfação de diversas partes.

Tanto o fluxo de trabalho quanto as metas da empresa precisam estar alinhadas às estratégias que fundamentam o negócio. Assim, aumenta-se a chance de ver resultados positivos em tempo mais rápido.

Identificando erros

Se surgirem falhas e erros durante a execução e avaliação dos fluxogramas, fique tranquilo, isso não é anormal. Na verdade, o bom mapeamento exige que você corra atrás dos pontos fracos e vulneráveis da cadeia. Assim, você estará mais perto de notar qual o exato momento em que eles ocorrem.

De posse dessas informações, é hora de levantar quais são as possíveis causas para os problemas identificados. Que medidas tomar para a superação dessas falhas? Como fazer com que o processo pare de desandar? Essas perguntas precisarão ser respondidas.

Redesenhando os processos

Se você e sua equipe conseguiram perceber as falhas e oportunidades geradas, encontrando como transformá-las em soluções e melhorias, o próximo passo é redesenhar.

Ao fazer um novo desenho do mapa, você deverá apresentar como os processos ficarão com todas as transformações propostas. Essa também é uma chance para você apontar quais são as vantagens esperadas com a adoção do trabalho realizado.

Readequar um fluxograma e atualizá-lo com as mudanças necessárias é uma tarefa que exige concentração, certeza e detalhismo. Isso porque o novo desenho deverá ser o mais minucioso e certeiro possível para provar que o caminho redesenhado não é somente uma boa opção a ser seguida, mas a melhor.

Feito isso, basta reiniciar o processo e se certificar de que as atividades realizadas estão mantendo o planejamento de modo correto. Sendo assim, vale sempre lembrar-se de que a padronização, por si só, não garante a mudança na organização. Mas é preciso que ela ande de mãos dadas com o monitoramento constante.

Formalizando as instruções de trabalho

Os processos foram analisados, priorizados, redesenhados, reapresentados e acompanhados. Tudo certo, mas o trabalho não acaba por aí.

Alterações estabelecidas como permanentes precisam ser documentadas e registradas. Portanto, se todo o processo citado anteriormente seguir sem que esse tópico seja considerado, o mapeamento de processos logísticos será falho.

A documentação funciona como uma espécie de guia para a padronização. Ela ressalta a importância da gestão da informação dentro da empresa, especificando de maneira clara o passo a passo para a execução das atividades.

Por isso, faça com que esses documentos sejam considerados oficiais, ressaltando entre todo o público a importância de seguir os métodos redefinidos.

Esperamos que você tenha notado que, mesmo sem muitos investimentos, é possível revolucionar a sua empresa gerando oportunidades, tanto internas quanto externas. A padronização gerada por meio do mapeamento proporciona diversas melhorias no trabalho e no desempenho dos processos.

Esse mapa é fundamental em qualquer empresa que preze pelo bom funcionamento do setor logístico. Por isso, mãos à obra, que os ganhos são certos!

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